全国档案局长馆长会议在部署2009年全国档案工作任务时提出，各级档案部门和全体档案工作者都要从对党、对国家、对人民负责的高度，深刻认识档案安全的极端重要性，切实履行党和国家赋予的责任，确保档案安全万无一失。
确保档案安全必须提高认识。档案是党和国家的重要文化财富。与许多物质财富损坏之后可以重新生产、制造不同的是，档案损坏后便不可再生。因此，党和国家十分重视档案安全，并在《档案法》中对档案工作者“维护档案完整与安全”的责任做出了明确规定。最近一些年我国没有发生严重的档案安全事故，使得一些地方或一些人安全观念淡漠，日常工作中重业务轻安全，导致了档案安全管理松懈。2008年国家档案局派出6个督查组对6个省级档案馆进行了档案安全专项督查，在各个档案馆中都不同程度地发现了安全漏洞。这些漏洞，对档案安全构成了现实的威胁。档案工作者一定要认识档案安全的重要性，认清档案安全形势的严峻性，树立“为国管档”的高度责任心，严格管理，警钟长鸣，确保国家档案资源的绝对安全。
确保档案安全必须有严格的管理制度。严格的制度是严格管理档案的关键。在确保档案安全的制度中，最为重要的是档案安全责任制度。各单位领导同志要负起档案安全的领导责任，有关部门和岗位的工作人员要负具体的责任，确保档案安全的责任落实到档案工作中的每一个岗位、每一个环节和每一个人，形成处处有责任、人人抓安全的局面。根据当前档案界内外的安全形势，有必要重新实施重要档案异地备份制度，使重要档案的重份或缩微、复印、数字化等形式的副本存放在后库或其他不同的地方。对于安全系数较低的电子文件，在普遍实行异地备份的同时，有条件的地方应逐步将其转换成其他载体保存，实行异质备份。已有缩微、复印、数字化等形式副本的，要实行档案原件封存制度，如无特殊情况，不再利用档案原件，而以复制件提供利用。档案安全出现问题，一个原因是制度不健全，还有一个更重要的原因是制度执行不力。各级档案馆、室都要进行一次全面档案安全专项检查，看各项规章制度是否健全，是否得到严格执行；看各个工作环节、各个工作部位是否存在安全漏洞和安全隐患，能否确保档案安全；看各种安全设施是否健全，能否真正发挥作用等等。
确保档案安全必须加强档案基础设施建设。符合条件的档案馆库是确保档案安全的重要条件。档案部门一定要争取领导和有关部门的重视和支持，按照《档案馆建筑设计规范》的要求，加强档案馆库建设，使档案馆库具备防震、防火功能，并配备自动报警和相应的灭火装置。在自然灾害多发的地方，选用档案装具时，还要考虑应对突发事件的需要。为便于在突发事件时迅速转移档案，应将重要档案放在封闭便携式的档案柜中。
确保档案的安全必须防患于未然。“预防为主，防治结合”是档案保护工作的重要方针。要预防各种突发灾害、突发社会事件对档案造成的可能破坏，各级档案馆、室都要建立健全档案应急工作体系，做好应急预案，落实应急准备，开展应急演练，确保在突发和极端情况发生时最大限度地减少档案损失。对突发灾害、事件造成档案损失的，一定要尽快对破损档案采取抢救和保护措施，避免造成更大损失。同时采取复制和征集等办法，用复制件等填补已损毁档案造成的空白，降低损失程度。
确保档案的完整与安全，是档案部门的基本职责，是档案工作的“重中之重”。这项工作只有起点，没有终点。只有警钟时时鸣，安全时时抓，才能从根本上消除隐患，预防各种事故的发生，才能确保档案的绝对安全。
原载于《中国档案报》2009年2月2日1版