严格管理确保档案安全
——二论积极做好新形势下的档案工作
管理是做好档案工作的基本功，也是确保档案安全的关键。管理不严、管理不善，迟早是要出问题的。广大档案工作者一定要认清目前档案安全形势的严峻性，树立“为国管档”的高度责任心，增强抓管理、保安全的紧迫感，坚持严字当头、警钟长鸣，切实把档案管理工作抓紧抓好，确保党和国家的珍贵档案得到有效保护。
第一，要规范管理。管理不规范，是影响档案安全的重要原因。一定要下功夫做好档案基础工作，着力推进档案管理规范化，切实做到档案家底不糊涂、档案资源不流失、档案利用不繁琐。所谓不糊涂，就是要在全国展开一次档案家底大普查，对所有重要档案进行清点整理、登记造册，暂时难以整理的，要先封存、后整理、缓利用，尽快把家底摸清，建立一本“明白账”。所谓不流失，就是要加大重要档案征集力度，强化工作责任，采取有效措施，及时将涉及党和国家中心任务、重大活动、重大事件的档案资料收集入馆，确保这些珍贵档案资料不被遗失散落。所谓不繁琐，就是要着力优化档案利用流程，加强档案分类、编目、检索等工作，确保档案分类科学、整理有序、检索方便，为档案利用者提供更加便捷的服务。
第二，要从严管理。从以往教训看，档案安全出问题，有规章制度不完善的原因，但更重要的原因是制度执行不力。今后，要在完善制度体系的同时，切实加大制度执行力度。坚决避免那种只把制度讲在嘴上、写在纸上、挂在墙上的现象。有了制度必须执行，决不能变通，不能因为工作忙就图省事，不能因为是熟人就走形式，不能因为是领导就搞特殊，不能因为这样那样的客观原因就不执行。在制度的执行上决不能护短。今后在管理上出了问题，不仅要追究当事人的责任，而且要追究领导的责任，特别是对那些包庇护短、纵容违纪的领导干部，更要予以严肃追究。各级档案部门都要加强督查工作，经常对档案管理情况进行检查，发现问题及时纠正，发现漏洞及时堵塞，切实确保档案安全。
第三，要强化现代化管理。确保档案安全，既要靠觉悟、靠经验、靠监督，更要靠现代化手段。要不断提高档案管理的科技含量，改变与现代化管理不相适应的工作手段、工作方式，确保党和国家重要档案万无一失。要改变“一把锁、几个人”的保管方式，运用现代化监控设施，对重要档案实体、库房与设备实行全过程、全方位监控，严密防范出情况出问题。要改变“一个本、几行字”的借阅登记状况，对查阅、提档人员和流程建立可进行回溯性检查的档案，以便出现问题后能及时追查到相关人员和环节。需要强调的是，在推进档案管理现代化、档案存储数字化的过程中，一定要高度重视档案信息安全，在不断完善技术保护手段的同时，坚持双管齐下，实行电子文档与纸质文档一一对应的管理方式，防止因为技术原因造成档案损失。
第四，要注重应急管理。近些年来，在一些自然灾害、突发事件中，都有档案被毁坏的情况，这就提醒我们，一定要注意从可能发生的各种突发和极端情况出发，强化防范措施，尽量避免档案损毁。要着力改善档案基础设施，提高档案馆库防灾标准,加快中西部地区档案馆舍建设，增强档案馆库抗风险能力。要建立健全档案应急工作体系，做好应急预案，落实应急准备，开展应急演练，确保在突发和极端情况发生时最大限度地减少档案损失。要对重要档案实行异地备份，过去建设的后库等工程，能利用的要继续利用，多手准备、以防万一。此外，要加强机构改革、企业破产重组、人事变动等过程中的档案交接管理工作，防止出现档案中断。
原载于《中国档案报》2009年1月