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【业务交流】民生档案查档“一网通办”服务平台建设研究——以精准扶贫档案查阅利用为例
[作者: 转贴自:四川省档案馆 发布时间:2022-03-17 08:52:34  点击数量:57065]

 

  民生档案,是党和政府各部门、各单位在保障和改善民生工作中形成的真实记录,是维护人民群众各项权益的原始凭证。做好民生档案工作,是贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想和习近平总书记关于档案工作重要指示精神、践行党的初心使命和以人民为中心理念的内在要求。为建立方便人民群众的档案利用体系,提高民生档案利用质效,更好地发挥民生档案的作用,2020年,四川省档案馆、四川大学、南京轩恩软件开发有限公司联合申报档案科技项目《民生档案查档“一网通办”研究》,获得国家档案局立项。立项以来,项目组经过调研论证,结合党委政府和国家档案局有关要求,确定以精准扶贫档案查阅利用服务作为民生档案的重点研究对象,开展“一网通办”民生档案查档服务平台建设的研究。

 



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平台研究背景

  党中央、国务院历来高度重视减贫扶贫,采取了一系列扶贫措施和方略,从救济式扶贫到开发式扶贫再到精准扶贫,探索出一条符合中国国情的农村扶贫开发道路,为全面建成小康社会积累了宝贵经验。党的十八大以来,以习近平同志为核心的党中央把脱贫攻坚摆在治国理政突出位置,作为实现第一个百年奋斗目标的重点工作,大力实施精准扶贫精准脱贫基本方略,经过8年持续奋斗,如期完成了新时代脱贫攻坚目标任务,现行标准下农村贫困人口全部脱贫,832个贫困县全部摘帽,消除了绝对贫困和区域性整体贫困,现行标准下近1亿农村贫困人口实现脱贫,取得了举世瞩目的重大胜利。中国成为世界减贫人口最多的国家,对全球减贫贡献率超过70%,提前10年实现联合国2030年可持续发展议程减贫目标,加速了世界减贫进程,为全球减贫事业作出了巨大贡献。世界银行发布的报告指出,中国在快速经济增长和减少贫困方面取得了“史无前例的成就”。不仅如此,我国的减贫脱贫方略,也为全球减贫提供了中国方案和中国经验,尤其可以为其他发展中国家提供有益借鉴。

  在精准扶贫的各项工作和活动中,中央和地方各级各部门各单位,形成了大量具有保存和利用价值的各种文字、图表、音像、数据等不同形式的历史记录,这些都是精准扶贫档案。精准扶贫档案,真实记录了精准扶贫的工作成果,客观反映了党团结带领全国各族人民消除贫困、改善民生、逐步实现共同富裕的光辉历程,是党和国家重要的档案信息资源。为此,国家档案局、国务院扶贫办强调,要以建立健全精准扶贫档案工作机制为基础,规范管理精准扶贫档案为目标,强化精准扶贫档案安全保密为保障,真实、完整、准确、全面地记录和保存我国精准扶贫工作的全过程,管好用好精准扶贫档案。在大力推进精准扶贫档案规范化管理的同时,要重视对精准扶贫档案信息资源的开发利用,充分发挥其记录历史、服务社会的作用。

 



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平台建设的需求分析

  本项目以精准扶贫档案资源为研究对象,在科学分析精准扶贫档案工作的政策环境、管理要求、业务需求、安全防护基础上,基于“互联网+政务服务”模式,提出建设基于精准扶贫档案的“一网通办”民生档案查档服务平台的构想。

2.1   环境分析


  精准扶贫是我国脱贫攻坚的基本方略,它集中体现在“六个精准”上,即扶持对象精准、项目安排精准、资金使用精准、措施到户精准、因村派人精准、脱贫成效精准。精准脱贫的实现途径是“五个一批”,即发展生产脱贫一批、易地搬迁脱贫一批、生态补偿脱贫一批、发展教育脱贫一批、社会保障兜底一批。精准扶贫的关键环节是解决好“四个问题”,即扶持谁、谁来扶、怎么扶、如何退。这些为精准扶贫档案的产生提供了理论和现实基础。

  2016年以来,国家档案局、国务院扶贫办先后印发《关于做好精准扶贫档案工作的意见》《精准扶贫档案管理办法》《关于进一步做好精准扶贫档案工作的通知》,强调加强和规范精准扶贫档案工作的重大意义,明确精准扶贫档案管理的原则标准,指明精准扶贫档案开发利用的工作方向。同时,要求在推进精准扶贫档案的收集、整理、保管基础上,建立完善档案利用制度,采用现代化信息手段,充分利用档案数字化成果,使档案公共服务惠及广大人民群众。

  目前,各地在提供精准扶贫档案利用服务工作中,主要方式和途径有:利用精准扶贫档案为脱贫攻坚考核评估、普查验收、总结宣传、监督指导提供有效依据和支撑,推动精准扶贫工作可追溯、可查询、可评价,确保脱贫攻坚成果经得起历史检验;利用精准扶贫档案资源宣传以习近平同志为核心的党中央带领全国各族人民打赢脱贫攻坚战取得的历史性成就和当代中国发展的显著制度优势;推进地区、部门间精准扶贫档案信息共享,有效利用精准扶贫档案维护贫困群众合法权益,为各级党委、政府决策提供参考,为社会公众提供档案信息服务。

  从精准扶贫档案利用实践来看,还存在一些问题和短板,比如查阅利用服务意识不强,查阅利用方式和手段滞后,查阅审批程序繁琐,查准率不高,查阅利用过程中安全保密风险较大,精准扶贫档案较为分散、资源共享难等。精准扶贫档案利用工作是一项常态化的任务,利用主体具有多元性、利用需求具有复杂性、利用时限具有紧迫性、利用流程具有规范性、利用趋势具有便捷性。这就要求我们坚持问题导向、目标导向,借助科技赋能档案查阅利用工作,从构建利用平台入手,整合力量,优化流程,共享资源,便捷服务,实现一网通办、快捷查档、智能服务。

2.2   管理要求分析


  按照国家档案局、国务院扶贫办有关文件要求,做好精准扶贫档案工作,主要有8项任务,即健全工作机制、完善工作制度、加大收集力度、规范整理归档、提升管理水平、有效整合资源、重视开发利用、保障信息安全,具体在精准扶贫档案的资源共享和利用服务方面,各地要建立以档案主管部门为主导、各相关单位密切配合、档案馆(室)集中统一管理的档案资源管理架构,积极进行精准扶贫档案资源整合,实行精准扶贫档案相对集中管理。各级综合档案馆要通过接收、寄存、代管等多种形式,把重要精准扶贫档案集中收集,使精准扶贫档案由分散变集中。有条件的地方,可以将相关精准扶贫档案提前接收进馆。

  精准扶贫档案作为党和国家重要的信息资源,涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私,既要保证档案安全保密,防止有关信息违规泄露,又要重视精准扶贫档案的开发利用,促进资源信息共享共用。按照国家档案局、国务院扶贫办印发的《精准扶贫档案管理办法》规定,精准扶贫档案形成单位和各级综合档案馆应积极开发精准扶贫档案信息资源,采用现代信息技术,加强档案管理软件系统建设,依法依规向社会各界提供利用服务。精准扶贫档案形成单位应当建立健全档案统计制度,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时、准确的统计。

2.3   业务需求分析

  精准扶贫档案具有形成主体多、涉及内容广等特点。从精准扶贫档案的形成主体看,党的十八大之后,我国脱贫攻坚实施多样化战术,从“产业扶贫、就业扶贫、易地扶贫搬迁、生态扶贫、教育脱贫、健康扶贫”到“农村危房改造、残疾人脱贫、综合保障性扶贫”等,参与扶贫工作的部门之广、人员之多创下历史纪录。除了各级扶贫开发部门外,还有交通、住建、水利、农业、环保等扶贫专项主管部门,以及县、乡镇、村政府和每户贫困户,他们都是档案的形成者。从精准扶贫档案的内容看,包括综合管理、精准识别、精准施策和精准退出等方面。综合管理类档案包括党委、政府和脱贫攻坚领导小组等对脱贫攻坚作出的决策、部署,相关政策法规,规划、计划,监督管理、组织保障等方面产生的文件材料;精准识别类档案包括贫困户识别产生的相关材料;精准施策类档案包括交通、农业、林业、卫生、教育、等20余类扶持专项产生的文件材料和项目资料;精准退出类包括贫困户脱贫产生的相关材料;此外还有贫困户户袋资料,包括脱贫攻坚手册、脱贫户达标认定书、贫困户脱贫成果表,盖有贫困户手印的收支明白卡等资料,有的地区把贫困户档案归入识别类,有的单独立类。按照国家统一部署,目前,各地正加紧做好精准扶贫档案的收集、整理、移交工作,各级国家综合档案馆将依法接收精准扶贫档案,并于2021年完成接收工作。

  如何利用现代信息技术,科学管理精准扶贫档案,促进档案信息资源的跨地区跨部门的共建共享,是各地亟待解决的问题。本项目研究提出建设精准扶贫档案“一网通办”查档服务平台,应用相关主流技术,着力解决查档业务统一受理和精准扶贫档案数据共享问题,实现网上查档、自助查档、自动查档、精准查档,提升档案利用服务水平及效率。

2.4   安全防护分析


  国家档案局、国务院扶贫办在有关政策文件中强调,各相关部门和单位要采取措施,按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系,特别要加强全国扶贫开发信息系统形成档案的安全保密管理,严格执行精准扶贫档案安全保密管理制度,严防把涉密档案传输到非涉密网络上。建立健全精准扶贫档案信息公开发布保密审查制度,严格档案信息公开保密审查,确保公开的档案信息不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私。这为精准扶贫档案“一网通办”查档服务平台建设明确了安全管理要求。本项目拟根据国家和行业档案安全政策法规和业务标准,结合民生档案管理相关规定,在强化事前、事中、事后监管的基础上,利用CTID国家互联网身份核验功能,实现人员身份实名、实体、实证认证,解决互联网身份可信问题,确保档案信息绝对安全。

 



平台业务流程设计

  基于上述需求分析,项目组坚持科学、规范、简便、安全的原则,通过对精准扶贫档案的利用申请到档案出证涉及各环节角色、业务流、数据流进行分析,确定了精准扶贫档案“一网通办”业务流程。利用者可在“一网通办”服务平台客户端进行相关精准扶贫档案的查询和出证,主体流程分为利用预约、利用申请、借阅出证、利用归还等相关环节:

3.1
 利用预约




    利用者可以通过互联网客户端查询需要的档案信息,并向档案馆提出利用预约申请,档案部门审核申请单并给出回复。如果电子档案允许对用户开放,则可以对该电子档案进行授权,并设置用户访问次数、是否可以下载、打印等操作权限;如果不允许,则可授权利用者到馆进行利用。

 

3.2
 馆内申请




    如果利用者需要到馆内利用,利用者可以到馆进行检索,并提出在馆利用申请。

 

3.3
 借阅出证




    对于允许开放的电子档案,用户可以直接在线查阅、出证。平台对电子档案自动添加隐秘水印、加盖电子签章,使电子档案具有纸质档案同等法律效力。如果是实体档案,需要调卷后方可查阅,对带出馆的档案资源,需要申请复制,审批通过后进入复制或扫描流程。

 

3.4
 利用归还




    利用者对实体档案进行利用后进行归还处理;电子档案到期则自动收回阅览权限。

 

 



平台基本功能设计

  “一网通办”服务平台主要包括民生档案查档、流程管理、电子文件保全、电子签章、CTID身份核验等五个基本功能模块。

4.1 民生档案查档

  可以通过咨询服务窗口、互联网客户端、移动端等方式,对外提供“一网式”档案利用服务。平台提供多种查档借阅方式,档案利用人员可在权限范围内进行档案查询、借阅。

4.2 流程管理

  可在系统中设置利用申请、审批等档案利用办理流程,流程的设置可建立一个自定义的流程,包括对流程名,不同审批环节的环节名称和审批人设置,分为全局流程和目录流程。

4.3 权限管理

  实现整个平台的各个模块之间衔接的管理。按模块对各个功能进行授权,主要分为对各个功能模块操作的菜单权限和对数据进行操作的档案数据类型权限。平台引入了“三权分立”的管理模式,以权利来制约权力,从而达到权力制衡的目的。

4.4 督办管理

  对平台借阅、利用环节工作进行监督办理并实现全流程动态监管。如业务办理过程超期,系统将自动提醒办理。平台自动记录业务处理轨迹,可对用户操作、阅览轨迹等进行查看、审计。

4.5 电子文件保全

  为电子文件的传输、处理、访问、下载、浏览的整个利用周期提供保护,屏蔽泄露风险,妥善解决平台电子文件信息安全的防护问题,确保信息数据管控的安全性和合规性。包括:敏感信息遮盖、动态水印、阅读终端绑定、实时监控和审计、电子文件隐秘追踪等。

4.6 电子签章

  采用PKI技术对电子文件加盖电子印章,电子印章具备与实物印章同样的图形化、可视化效果,加盖电子印章的电子文件具有不可篡改性和凭证性。同时,在“一网通办”服务平台中,能够对电子印章的有效性进行验证。

4.7 CTID身份核验

  通过汇聚脱敏身份证制证数据形成网上身份认证基础数据,依托公安部CTID平台,为民众提供开通身份证网上功能的服务。以法定二代身份证为基础数据源,提供权威、可信、安全、便捷的身份核验服务,以解决互联网环境中身份的实名、实人、实证的可信问题。

 

 



平台安全体系构建

  确保精准扶贫档案信息安全是开展精准扶贫档案“一网通办”的前提。精准扶贫档案“一网通办”服务平台除了一般的计算机信息系统安全保障建设外,需要特别针对档案对外服务利用过程中的档案安全、已出具电子档案的信息安全、互联网访问用户的身份安全等方面进行设计。本项目构建完善的“一网通办”服务平台安全防护体系,主要包括如下几个方面:

“事前防御”保护档案数据
5.1
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  5.1.1   加密管控重要数据:对精准扶贫档案的核心数据进行加密,并加盖电子签章、增加数字签名、隐秘水印等,确保档案数据信息随时随地处于加密管控状态,未授权时在传输或下载后也无法被打开使用。

  5.1.2   自动保护敏感信息:平台对包含敏感信息的电子档案进行智能识别,自动加密包含敏感信息的电子文件,在电子文件外传时,对敏感内容进行检测,并实施具有针对性的脱敏和控制措施。

 

“事中控制”防止信息外泄
5.2
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  5.2.1   档案流转过程控制:对平台中的电子档案进行严格管控,防止电子档案非法访问;对用户申请的档案权限进行严格审批,设置细致而严格的控制策略,如下载权限、拷贝权限、修改权限、打印权限、外发权限等,还可对隐秘信息进行遮盖,防止敏感信息被随意外泄。

  5.2.2   档案数据访问控制:对访问平台的客户端进行严格的身份认证,防止非法访问带来的风险,当电子档案下载到本地时自动加密、添加隐秘水印、自动防截屏、防拷贝粘贴等,防止档案被二次泄密。

 

“事后审计”暴露未知风险
5.3
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  5.3.1   档案利用过程审计:对电子档案的整个利用过程进行操作审计,包括申请、授权、访问、下载、复制、浏览等,及时发现危险性操作,防止有意无意的敏感操作造成损失。

  5.3.2   平台安全风险分析:对客户端操作行为进行详尽风险分析,对风险行为提前暴露并主动防御,确保平台的档案信息安全。同时能够有效威慑泄密行为,提供泄密证据。

 

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参考文献:

[1]李广都. 基于云计算技术的民生档案信息服务[J]. 中国档案, 2012(10): 66-67.

[2]李广都. 综合档案馆在民生服务中的作用分析[J]. 中国档案, 2014(3): 38-39.

[3]张德勇.新时代脱贫攻坚战取得完胜[J]. 中国青年报, 2020-12-14. 

 

作者:

周书生 姚向阳 林红 叶毅

 

作者单位:

1,3. 四川省档案馆

2. 四川大学

4. 南京轩恩软件开发有限公司

 

本文系2020年国家档案局科技项目“民生档案查档“一网通办”研究”(项目编号:2020-R-27)研究成果之一。

 

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