工作研究-档案信息网络化的优势
［作者： 转贴自： 发布时间：2007-07-13 08:36:36 点击数量：1939］
1、信息利用的高效性。随着档案日益开放和档案信息资源开发步伐的加快，利用档案难的问题正在得到解决。现在，只要具备了硬件的要求，利用者就可以足不出户或者在任何时间、任何地点上网检索，不必像以前那样亲自到档案馆调阅档案，也不必再为档案馆的开馆时间、检索工具而烦恼，档案的检索不再受地域和时间的限制。这样避免了利用者奔波于各地档案部门查阅档案之苦,既可节省时间,也可节约经费,从而可以明显提高工作效率。另外，在以往即使我们可以便利地到达档案部门，档案资料的查找、翻阅、搬动也会浪费查阅者和档案工作者的大量时间和精力，而网络化档案信息只需点几下鼠标就可使用户获得所需的几乎所有资料。
档案的网络化加快了从档案形成到社会利用档案资料的进程。以前，当原始的档案资料形成机关对这些档案利用的现实需求逐渐淡化，社会各方面的利用需求却日益突出时，具有永久保存价值的档案才会移交到档案馆，为社会提供利用。这一过程一般要经过若干年。而现如今，网络化的档案信息密度大、传播速度快，档案信息与社会需求达到了快速的结合。档案潜在价值向现实价值转变的过程显著缩短，使档案发挥了更大的社会效益和经济效益。
2、信息内容的及时性。网络化使档案信息从形成到社会利用的时间大大缩短，这同时强化了档案信息资料的时效性。传统的档案资料从收集到编辑完毕再到开放，要经历几年的时间。也许到时展现在我们面前的信息，已是十几甚至几十年前的内容了。在这个瞬息万变的年代里，很难说这么多年以前的资料对我们有多少参考价值。但档案信息的网络化，可以让我们轻易查到当年，或者是当月，甚至当天的资料、文件，这些新颖的信息的价值是无法估量的。大量新的资料吸引了许多的用户，从而使有利用价值的新信息迅速而且多次地转化为了生产力，成为社会发展的加速器。
3、网络信息的集中性。网络化以后，档案信息的内容不再受地域的限制。例如，在浙江档案馆的网页中，可以查到包括浙江省各个地区的档案信息。各个地区的档案信息形成电子文件后，通过网络传输到浙江档案馆，经过简单的编辑、整理，就可以为广大的用户所利用了。档案信息得以汇总，但不需花费大量的人力、物力和财力来搬运实体，也不需要占用大量的空间来存放。在全国范围也是如此，档案信息的集中得以简单化。同时，网页可以在第一时间将上级文件或者中央文件提供给用户查阅、参考，使用户能够在家里就查询到全国各地甚至世界各地的档案信息，省去了许多不必要的麻烦。
4、网络化档案信息的互动性。这种互动比较明显地体现在编研工作中。“传统档案编研工作从选题开始到出版发行反馈是一个完整的工作流程,一般情况下,只有在选题及反馈阶段,利用者才有表达意愿的可能。从这个过程来看,编研工作更多地以编研者的思路与取向为主,利用者的意愿并未得到充分的体现”。有了网络就完全不同了，利用者可以通过网络QQ 、Email，或者通过点击网页上的“联系我们”栏目等来和编研工作者交流。工作者一边进行编研工作，一边听取广大用户的意见和建议，随时调整工作。这样的工作方式，集思广益、群策群力，使档案信息具有及时、准确、更加合理的特点，满足了社会各阶层对档案信息的需求。
5、信息保存的永久性。众所周知，档案资料大多是纸质的，容易被烧毁、被水浸渍，容易受潮、纸质变黄，字迹会逐渐褪去，特别是图片资料虽然经过精心包装保存，有时也难免褪色甚至发霉。有些资料以磁带、磁盘和光盘形式保存，虽然这些载体的容量大于纸质，但比传统的纸质载体档案更不易保存，非常容易被磨损。而网络保存就不存在这样的问题，它的虚拟保存形式使档案信息可以原封不动地永久保存。只要网络存在，它就不会消失。
(本文节选自《兰台世界》2007年第2期““档案信息网络化的优缺点分析”一文，作者为浙江大学档案馆的沈颖婕、吴永志）