安徽省档案局 束维兵
建立现代国家综合档案馆，发挥其“两个基地、一个中心”的基本功能，固然需要增加投资，添置设备，完善硬件设施。但若仅限于此，不改进管理，不在软件上下工夫，现代馆建设有可能功亏一篑。
上个世纪90年代以来，档案馆的内部管理得到了不同程度的改进，一部分馆尝试采用了目标管理，定额管理，并取得一定成效。然而从总体上看，目前档案馆的内部管理仍以传统的机关式管理为主。所谓机关式管理，即档案馆没有从自身的工作特点出发，忽视了本身的文化事业机构性质，自觉或不自觉地采用党政机关传统的管理方法。具体表现是：
1、倚重上级，忽略自主。在过去相当长的一段时间内，党政机关过分重视上下级关系，讲求下级对上级的服从，自主意识相对淡薄。对此，作为文化事业机构的档案馆理应有所区别。遗憾的是相当一部分档案馆对此过去照搬，现在沿用。馆里任务确定，多是由上而下层层布置。上级叫干什么，就干什么；规定动作多，自选动作少。档案接收、开放鉴定、著录标引、考评晋级乃至眼下的信息化建设，现行文件利用等，多循同一路径，即传达上级指示，学习有关文件，制订工作方案，安排人员经费……至于做这些工作的客观条件、实际效果则很少有人深究。此外，机构设置，讲求上下对应；信息传递，垂直式自上而下或自下而上；丁大点儿事，请示报告；疑难解决，领导拍板；官儿们位重，行家言轻；福利待遇，组织决定，等等，都是档案馆在管理上倚重上级，忽略自主的不同表现。
在目前的政治体制条件下，倚重上级有其合理性。但“倚重”不能脱离实际，不能丧失自主，不能变成讨好、听命或迎合。否则，流弊昭然。环顾全国，不同地区、不同级别的档案馆，所藏档案内容、成份大同小异，所做工作几近一致。特色不明，多馆一面，已成通病。致命因由在于过份倚重，在于大一统，齐步走。特色是立足之本，价值所在。没有特色，谈何“基地”、“中心”。再者，不利于建立系统。建立和完善系统，发挥整体功能，应为档案馆追求的主要目标。忽视此点，工作因时因势而变，实为舍本逐末。如开发档案信息资源，万全之策是建立健全检索系统。只有这样，才能以不变应万变。反之，急功近利，今天汇编几份应时材料，明天摘录几条时髦信息，东一榔头，西一棒子，“利用中心”永远只会有名无实。第三、失却自我。过份倚重的代价是员工主观能动性的弱化。无所用心，两眼向上，“党叫干啥就干啥”，已成为一些同仁的现实表现和工作态度。人是主体。主体不“主”，“新型”从何而来？
2、推崇自觉，淡化约束。党政机关的日常工作多是办文办会。无论办文还是办会，其本身都具有公开性、时效性、群体性和阶段性。有此“四性”，承办人员一般不至于懈怠。或许有鉴于此，党政机关的内部管理多是推崇自觉，淡化约束。反观档案馆工作，则具有隐蔽性、滞后性、单一性和长期性。性质上的差异，要求档案馆的内部管理不能照搬照套党政机关，因为“隐蔽”便于“偷工减料”，“滞后”引发拖拉，“单一”少了牵制，“长期”易生厌倦。从表面上看，一些馆的内部管理有别于党政机关，它们有目标，有规范，有制度，有考核办法，有奖惩措施。可是只要稍加考查，便可知道这些东西多停留在纸上、墙上、口头上，真正落实、兑现的很少。干与不干，干多干少，干好干坏，在相当一部分档案馆基本一样。因此，如果说党政机关的内部管理是“推崇自觉，淡化约束”的话，那么档案馆则是“虚化约束，实为自觉”了。一“虚”一“实”，导致一些馆年年完善基础工作，年年“完”而不“善”；年年圆满完成任务，可到目标管理考评时又有加不完的班，做不完的事；年年诉苦任务繁重，标榜任劳任怨，可常常又是一张报一杯茶……“虚”“实”易位，人无压力，行无动力，馆内环境异常轻松。在这样的环境里，已有不少好人变差、勤人变懒的例子。时下很多档案馆都缺少高级人才，缺少复合型人才，这其中就有“变”的因素。如果只“变”不力，纵使有再气派的馆舍，再摩登的设备，新型的现代馆也只能徒有其表。
3、进人用人，不重专业。档案馆具有较强的专业性，在干部队伍建设方面应突出专业特点，不能像过去的党政机关，以万金油式的人员为主体。不可否认，经过20余年的努力，档案馆已拥有一批档案专业技术人员。但同样不可否认，在一些馆万金油式的人员是明显过剩。“过剩”原因多种多样，其中之一即为不重专业。
先看进人。档案馆进入渠道与过去的党政机关并无二致，即安置部队转业干部，接收院校毕业生，安排职工子女和关系户。要说不同也有两点，一是目前的政府机关已通过招考进人，档案馆尚未全部开始。二是机关进人即用，档案馆进人得先经档案局挑拣一番；印象中不太强的，进馆；主观上认为不错的，去局。再看用人。用人上不重专业的现象可谓比比皆是。到馆即顶岗，无需熟悉，无需传帮带；高职低就，低职高就，司空见惯；随便拉差，馆内工作人员成了应付各种临时工作的预备队；非专业活动多，政治学习，各种会议，应接不暇；业务上稍有成就者，并委“重任”，或改干行政或改搞三产。总之，面上万事重，馆内专业轻。
最后看育人。这些年档案教育培训可谓红火。可在“红火”的背后，有多少“馆人”参训？据我所知，是少之又少。缘何如此？据说是无钱。名为无钱，实为不重专业。要不然名目繁多的应酬费、考察费以何支付。
进人、用人、育人上的不重专业，致使一些档案馆的工作人员比例失调；万金油式人员大大多于真正的专业技术人员；专业技术人员中又特别缺少具有真才实学的高级人才。专业不“专”，档案馆功能萎缩，有的馆实际上仅仅相当于扩大了的机关档案室，有的甚至还不如档案室。“馆”不如“室”，“新型”着实危乎殆哉。
“机关式管理”之所以在档案馆“当红”，原因有两个方面。一方面是档案馆脱胎于党政机关，遗传因素作祟；另一方面是局馆一体，馆用局制。就后者而言，应该说局馆合署办公，一套机构两块牌子，符合精简效能原则。但是，二者毕竟性质不同，职能有异，管理上应该有所区别。尤其是在目前，机关式管理已明显不能适应建立现代新型档案馆的需要。因此，在档案馆创新管理寻求科学的组织管理方法，将档案馆建成一个高效、有序的系统，是各级档案馆所面临的一个新的课题。解决这一课题，当务之急是在管理上实行局馆两制。档案局采用机关式管理，档案馆采用事业单位的管理方式。
（牛角摘自《中国档案》2002年第10期）