四川省围绕电子政务建设 规范电子文件管理——全国电子文件中心建设经验交流会议交流材料之八
［作者： 转贴自： 发布时间：2007-06-05 08:21:26 点击数量：2746］
| 四川省围绕电子政务建设 规范电子文件管理 ——全国电子文件中心建设经验交流会议交流材料之八 |
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全国电子文件中心建设经验交流会
交 流 材 料
四川省档案局
四川省档案局在国家档案局的指导下，按照省党政网管理中心的统一部署，围绕电子政务建设，规范全省电子文件管理工作，取得了一定的成效。现就四川电子文件归档管理工作汇报如下：
一、四川省电子文件归档管理现状
我局在省委、省政府、省党政网管理中心高度重视和大力支持下，按照国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文档归档与管理规范》要求，制定了规划，发布了一系列规范性文件和标准，开发运用了《四川省电子公文归档管理软件》，目前全省用户达9000余家，部份市、县的立档单位已全部实现了计算机管理档案，并实现了影像和文件的全信息储存。全省各级档案馆已开始接收应该进馆档案的数据，部分单位开始使用网络版，全省建立已公开现行文件中心119个，省档案局文件档案信息中心在网上开展了已公开现行文件全文查询服务，全省电子文件管理和利用工作发展势头良好。
二、开展电子文件归档管理的主要做法
随着信息化建设的不断发展，推动了电子文档管理软件的开发利用，四川先后开发应用了18个不同版本的电子文档软件，一定程度上加快了档案信息化建设的步伐。但是这些软件在著录标准上不统一、数据格式上不规范、系统上不兼容，不仅造成了低水平的重复建设，而且在人力、物力、财力上造成极大的浪费。基于这种现状，我们对全省信息化建设采取“统一标准，规范管理，资源共享，分步实施”的原则，促进档案信息化建设和电子文件归档管理工作的有序化、标准化和规范化。
1、统一标准，规范电子文档管理工作。
我局明确规定全省在电子文件管理系统的设计、开发和推广应用上必须坚持统一的标准，电子文档管理软件系统只搞一个版本，不搞多版本，确保电子文件的安全以及资源共享、有效利用。
为了更好的衔接公文管理与档案管理标准、行业标准与档案管理标准、档案馆与档案室标准、机关公文管理与档案管理工作，在标准及规范的制订起草中，我们提出了“统一规划、统一流程、统一著录、统一数据结构”具体要求。统一规划就是要坚持由省档案局统一部署电子文件归档整理任务和相关标准；统一流程就是所有收发文由一个口子进出，分清职责，按规范运转；统一著录就是对文件著录项目、名称、格式、方法等进行规范；统一数据结构就是对电子文件与档案的数据库结构、名称、长度、代码设置进行规定。我局按照国家档案局《关于档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子文件归档管理暂行办法》等文件要求，与省党政网建设领导小组办公室共同制发了《四川省电子文件归档与管理暂行规定》。省技术监督局还发布了DB51/T381-2003《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》，统一了全省文书档案著录细则与机读目录数据交换格式标准，规范了各地文件数据著录工作，有效地解决了电子文件管理系统应用软件开发中的标准格式问题。借鉴国内外已有的档案数字化管理技术标准及规范，我局先后制定了《数字化声像档案著录规则》，《档案资料数字化标准》，对纸质档案、照片档案、缩微胶片、录音档案、录像档案的数字化，多媒体信息的采集操作规程进行了规范，解决了电子文件多格式标准指导问题，为各级档案馆和有关单位电子文件的数字化工作的开展起到了标准引路的作用。
2、规范管理，打造全省档案信息资源共享平台。
为落实四川省党政网管理中心提出的要把电子公文从产生、归档，到移交进馆作为一个整体纳入电子政务系统，进行“统一规划、统一设计”的要求，我局制发了《四川省档案信息化建设实施意见》，要求各地按照“统筹规划、统一标准，分级建设、安全保密原则”，依托电子政务建设，把电子文件管理纳入当地电子政务、本单位办公自动化和各地档案工作规划中予以落实，并纳入四川省机关团体、企事业单位、各级档案馆规范化管理的标准中予以执行。
3、分步实施，整体推进档案资源信息化建设。
四川是西部的一个农业大省，经济和社会发展与发达地区相比还有很大差距，在推进全省电子文件归档管理和档案信息化建设进程中，我们结合实际，采取分步实施，整体推进的办法，对档案工作发展较好，人员、资金、技术条件相对较好的地区采取全面推进，目前成都市、攀枝花市、绵阳市、宜宾市、德阳市、泸州市等地区已经全部实现了电子文件的规范化管理，对条件较差的边远地区和民族地区采取统一要求，分步实施的办法，逐步推进电子文件归档管理和档案信息化工作。
三、主要体会
1、提高认识，加强电子文件管理工作。档案工作是党和国家工作的重要组成部分，电子文件既是档案资源的重要组成部分，又是国家公共信息资源的重要内容，加强电子文件管理和开发利用对于电子政务建设、政务信息公开、档案资源建设都具有重要的历史意义和现实意义。面对和谐社会建设的重大任务，我们更新工作理念，明确工作方向。我们主动融入和谐社会建设，自觉做到围绕中心，服务大局。用电子政务网络这个受社会欢迎的载体、工作方式和方法，把党委政府的要求与社会和老百姓的需求对接，把着力点放在本地区、本部门档案事业的建设与发展上，积极开展现行文件利用工作，帮助他们尽可能的解决各类问题和困难。档案工作应紧紧抓住为社会服务这个主题，随时了解掌握社会需求，密切关注社会热点尤其是人民群众的呼唤。档案部门的同志应该把这种意识、这种理念纳入工作之中，主动及时地开展工作，使档案在社会舞台上发挥的独特作用，营造档案工作自身良性循环的发展环境。
2、抓住机遇，积极争取领导的重视支持。
四川省委、省政府历来十分重视档案工作，为档案事业的发展解决了很多档案部门自身难以解决的问题。
在省委办、省政府办的重视下，省党政网管理中心、省保密委等部门每年的工作要点和相关文件都明确了各部门管理电子文件的任务及档案行政管理部门的职责。省委办公厅、省政府办公厅还发布《关于开展公文网上交换工作的通知》规定全省各级各部门推行电子公文和纸质公文双轨制，明确要求“各单位应按规定将纸质公文和电子公文一并归档。电子公文归档软件由省档案局负责开发推广”。省党政网管理中心下拨专款开发《四川省电子文档管理系统》，并指定为电子政务网唯一的公文归档软件进行推广使用，为档案信息化的开展、电子文件管理提供了良好政策环境。
为了解决电子文件归档和档案信息化建设中机构、人员、经费问题。2005年在省编委的大力支持下省档案局建立文件档案信息中心，增设2个处级职数，全省21个市（州）档案局也相应成立机构或配备了人员。2006年底省发改委为省档案局立项200万启动了省文件档案信息中心系统建设。为了加强全省文件中心的建立工作，我局挤出有限的档案事业费，为全省各级档案馆建立电子文件中心统一购置了计算机，并配套提供了含有4亿多字，10万多个法律文件的《中国法律事务支持系统》软件，进一步丰富现行文件服务中心服务的内容。据不完全统计，全省近三年来用于电子文件管理和档案信息化建设资金达3000多万元。
3、统一步骤，积极有序推进电子文档管理工作在全省展开。
在统一认识，统一规划、统一标准的基础上，我们坚持有计划、分步骤地推进电子文件管理工作在全省范围内展开。2003年5月，四川省档案局成功开发《四川省电子文档管理系统》，在软件开发方式上，创新管理机制，组织全省档案系统的技术力量，采取委托加工订货、外包、股份合作、市场运作等多种形式与软件公司、大学以及科研等单位开展研发工作。目前，已形成一批有自主知识产权的档案软件。全省已开发或将开发的档案管理应用系统包括：《四川电子文档管理系统（单机版和网络版）》、《档案馆电子文档管理系统》、《企事业单位档案管理系统》、《城镇（乡镇）社区档案管理系统》、《数字档案馆信息发布与迁移系统》、《四川省档案局内网的办公系统》、《信息发布和数据库发布查询系统》。一批档案管理人员在开发和推广应用中成为了既懂档案管理又熟悉信息技术、网络技术的行家里手。组织培训，四川省档案局和省党政网管理中心采取集中培训和上门指导相结合的方法，分期分批举办文书处理人员和档案人员培训班。截至2006年底，全省举办档案计算机知识、电子公文归档管理系统、档案著录标引培训班90余期，培训人员5000多人次。
4、积极建设和开发电子文件资源，为中心工作服务。
建立已公开的现行文件服务中心，使“红头文件”走进老百姓的生活，成为开展档案宣传工作的又一重要载体和内容。今年2月省委办公厅、省政府办公厅下发了《关于省级各部门（单位）向省档案馆送交已公开现行文件资料的通知》，明确了省级各部门（单位）向省档案馆送交已公开现行文件资料的范围、时限及送交要求、送交方式，进一步促进和规范了我省政务信息公开工作。
我省在党政网管理中心的支持下，现已在四川省档案信息资源网、四川省档案局电子政务内网、四川省档案局办公网，开辟网上已公开现行文件查询中心，发布现行文件9496份,共128563页。四川省档案局还在四川档案资源网站（www.scsdaj.gov.cn）上开辟了网上技术咨询，对在全省使用的其它纸质文档管理软件予以数据转换或升级为《四川省电子文档管理系统软件》，受到用户好评。
近年来，各级档案部门按照省委提出的“坚持科学发展，构建和谐四川”的主题，通过现行文件服务中心这一载体，充分发挥档案工作在社会舞台的独特作用。省档案馆相继编辑出版了《四川省历届人民代表大会政府工作报告汇编》、《中共四川省历届党代会文件汇编》、《中国西部抉择》、《“三农”问题政策法规选编及问答》等文件汇编，赠阅给有关领导和部门，并在网上发布，供各级领导和社会各界利用，收到了较好的社会反响。省档案资源网上专设了“现行文件查询”栏目，提供文件数据近6000份；成都市档案局还推出了周末预约、热线查询、网上查询、委托代查等多种便民的服务方式。档案部门通过这种形式，推动了政务公开建设，搭建了一个公共服务平台，密切了党和政府与人民群众的血肉关系，得到了各地党委和政府领导肯定，受到了社会各界欢迎。
我省的电子文件的管理工作虽然取得了一些成绩，但按照国家的要求，社会各界的需求，与兄弟省市的工作相比尚有差距，但我们有信心在国家档案局的指导下，不断借鉴兄弟省市的先进经验，努力工作，推动四川档案信息化建设又好又快发展。
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