一、档案馆收集范围不应与档案所有权相冲突
档案的形成单位有国家机构、社会组织和个人。性质不同的单位，其档案所有权是不一致的。因此，根据形成单位性质，档案的所有权又分为国家所有、集体所有和个人所有。我国经济体制改革的总体目标是建立完善的社会主义市场经济。市场经济的基本特点之一是“产权清晰、权责明确”。档案，从某种意义上讲，也是其形成单位的财产，除国家所有的档案外，不属于国家所有的档案，其形成单位应该具有较大的处置权，这是市场经济法则的要求。档案馆在进行馆藏建设时，特别是在确定收集范围时，必须充分尊重档案的所有权。具体来讲，我国各级综合档案馆作为国家公共档案馆，其收集范围应是本级国家所有的档案，而不应也不能将不属于国家所有的档案纳入自己的收集范围。判定一个综合档案馆馆藏是否丰富，也应限于国家所有档案，而不是本行政区域内各种单位形成的全部档案。这样做并不意味着非国家所有的档案不能进入国家综合档案馆。综合档案馆可以通过征集手段收集这部分档案材料。档案的形成单位也可采取寄存、捐赠或者出卖等形式将档案交综合档案馆保存。
二、馆藏建设必须坚持档案工作基本原则
新中国建立后，随着全国档案事业的不断发展，在逐步认识和掌握客观规律的基础上，形成了我国档案工作的基本原则，即：“集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用”［1］。近半个世纪的实践证明，这一基本原则是符合我国国情和档案工作自身发展规律的，对档案事业的健康发展具有积极意义，必须全面贯彻和坚持。在馆藏建设中坚持档案工作基本原则，有三点应当做到：
1、必须坚持“全国各级档案工作管理机构分层负责全国档案事务，规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作”。换言之，档案馆馆藏建设必须由档案事业管理机构进行统筹规划、组织协调，不能各自为政，自行其是。改革开放以来，随着人们档案意识的增强，档案越来越受到社会的重视，这在促进档案事业发展的同时，部门、行业把持档案资源，拒不移交档案进馆或擅自建馆保存档案的现象也日益普遍，且有愈演愈烈之势，档案事业管理机构的权威性受到了挑战，其统筹规划档案资源建设的职能逐渐弱化乃至消失，这直接影响了综合档案馆馆藏的建设。
2、各级综合档案馆应分别收集保管本级档案。我国综合档案馆的设置是按行政区划进行规划布局的。目前，我国县级以上行政区域均建立了综合档案馆，在一些地方还建立了乡镇一级的综合档案馆。各综合档案馆应按照分级管理的原则，将“本级”档案收集进馆，既不能越级接收“上级”档案，也不应收集下属单位的“下级”档案。
3、一个立档单位的全部档案是一个不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交，这既符合全宗不可分割的原则，也便于档案的利用。不能人为地将一个单位的档案分割开来保存于不同的地方。
三、档案馆收集范围应与自身的地位性质相匹配
《档案馆工作通则》第二条规定：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心”［2］。2000年，全国档案工作会议又提出了“十五”期间“把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心”［3］的工作目标。即人们通常所说的“两基地一中心”。档案馆的各项工作应当而且必须围绕这一定位来开展。档案馆能否成为名符其实的“两基地一中心”，很大程度上也取决于档案的收集。因此，档案馆的收集工作必须紧紧围绕这一“定位”来开展，以这一“定位”为标准来检验和衡量收集工作的成败得失，当前，有两点应引起高度重视。
1、应进一步强化综合档案馆的“科学文化事业性”。我国现代意义的综合档案馆产生于20世纪50年代，它在一定意义上是适应机关工作的开展，为保存机关不断形成的档案而出现的。因此，在相当长的时间，人们一般将档案馆当作机关工作的衍生物，习惯把它视作机关或准机关单位。这不仅影响了档案馆的开放，同时也限制了档案馆的收集范围，各级档案馆的收集范围一般仅限于“本级党政机关”。近年来，随着档案意识的增强，各单位建馆的积极性普遍提高，在一些地区，综合档案馆甚至连本级机关的档案也难以收集齐全。综合档案馆实际上成为了党群档案馆，其接收对象仅限于党群机关，档案馆收集范围的变窄，直接降低了档案馆的科学文化事业性，使其机关味更加浓厚。档案馆出现了明显的边缘化趋势。因此，必须进一步强化其科学文化事业性，切实加强档案收集工作。
2、必须围绕“两基地一中心”尽力扩大收集范围。档案馆要成为名符其实的“两基地一中心”，必须尽力将反映本地区政治、经济、文化等各方面建设情况的档案收集进馆，同时采取征集、鼓励捐赠等多种形式大力丰富馆藏，尽力扩大收集范围，不断改善馆藏结构。
四、根据利用需求不断扩大收集范围
档案之所以存在，是由于档案的有用性。因此，利用是档案工作存在的基础和最终目的。档案工作各个环节的开展，必须围绕利用来进行，档案馆藏建设也不例外。应遵循“用户导向”原则进行馆藏建设。档案馆应当将社会需要利用的档案确定为接收范围，及时接收进馆保存。同时，还要将那些以前未作为未列为收集对象而社会又需要利用的档案材料接收进馆。如除了机关企事业单位档案外，还可以收（征）集家族谱谍档案、名人档案、地方特色档案、口述档案等等。此外，还应根据利用需要，积极收集资料。在工作中，要注意处理好两个关系。
1、要注意协调立档案单位利用和社会利用。不能过分强调本单位利用，而无限期地推迟或拖延档案进馆；也不能片面追求丰富馆藏或为满足社会利用而提前接收档案进馆，从而影响立档单位利用。
2、正确处理当前利用与长远利用的关系。档案的价值分为现实利用价值和潜在价值。有些档案材料在现今非常有用，而今后不一定有价值；相反，有的档案材料时下无人问津，但随着时间的推移，却愈显珍贵。因此，档案馆收集档案要有前瞻性，不能只顾眼前，还要着眼未来，注意收集那些当前虽没有利用价值而将来却很有用的档案材料。
五、从有利于档案信息资源整合的大局着眼构建馆网
档案馆的设置和馆网布局影响档案材料的归属与流向，也直接影响了档案馆的馆藏建设。不仅如此，馆网布局合理与否还直接决定了档案信息资源能否得到最大限度地开发利用、社会档案需求能否得到充分的满足。近些年来，随着专业档案馆和部门档案馆的不断增多，保管并提供利用档案已不再是各级综合档案馆的专利，档案资源的分散成了必然趋势。如何将这些分散的档案信息资源整合起来，更好地发挥其作用，已成为档案行政管理部门面临的一个新课题。从实际来看，近年来，档案馆网建设基本上处于放任状态，一般只要档案形成单位或行业主管部门有积极性，便可自行建馆保存本单位或行业形成的档案，有的行业档案馆不仅具有保管、提供利用档案的职能，还有本行业系统档案的监督、指导职能。对此，基层档案部门和档案馆虽然反对者众，但却无能为力。不仅如此，理论界也有同志认为，由于网络技术的发展，档案分散保管并不会影响档案的利用。但从实际来看，部门档案馆和行业档案馆的大量涌现，在一些地区和行业，出现了把持档案资源、人为限制档案公开利用的现象，这也不利于降低档案管理成本、提高效率和资源整合。因此，从去年开始，在广东、上海等地又出现了将专业（部门）档案馆纳入综合档案馆统一管理的现象。这是应验了“分久必合，合久必分”那句古话，还是一种必然趋势出现前的苗头，有待理论界的研究和实践的进一步检验。笔者认为，通过网络技术整合档案资源在我国目前只是理论界良好的愿望。档案馆网布局应按照“成本效益最优化”原则，从有利于档案资源整合的角度进行统筹规划，专业和部门档案馆的建立应依法审批，慎重而行，特别是档案资源的归属与流向应当慎之又慎。