社会的发展，科技的进步把人类带进一个崭新的时代—信息时代，信息时代将对档案工作带来新的机遇和挑战。同时，对每个档案工作者提出更高的要求，如何加强档案工作队伍建设，提高队伍的素质，已成为新形势下档案事业健康持续发展的重要课题。
一、队伍的现状及存在的主要问题
信息化时代档案工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术、多媒体技术对档案收集、整理，并对档案资源进行进一步处理、管理、开发并提供利用，达到为社会发展服务的目的。我国著名科学家钱学森说：“现代图书馆、档案馆、情报单位的工作人员，应当是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用的向导和顾问。”对照这个标准，按照时代发展的要求，暴露出信息时代档案工作的队伍总体素质不高，人员结构、知识结构不合理，对社会经济发展中表现出新问题，辨认能力差，应变能力弱，服务水平停留在低层次的应付程度上，突出表现为：
1、观念陈旧，不适应信息化的需要。
方法和技术的更新，是以观念更新为先导的，现代技术在档案工作中运用要以更新观念为先导。但是我们队伍中相当一部分同志对信息时代以计算机技术、通信技术、信息存储技术为代表的新理论、新技术、新手段、新方法产生了一种无形的心理压力。有的“怕”字当头，怕不适应，怕跟不上，怕被淘汰，由此产生了“恐惧感”；有的思维定势，因循守旧，用老眼光看发展，对新技术、新领域不接受，产生抵阻情绪；有的不能以全新视野审视自己观念，调整角色定位，导致角色扮演失调。认识上的偏颇、观念上的陈旧，导致了行为上的梗阻。
2、整体素质偏低，高素质人才少。
长期以来，由于人们普遍对受传统思想的影响，对档案工作的重要性缺乏足够的认识。档案工作说起来重要，干起来次要，档案工作的人员配置仍然沿袭计划经济条件的用人那一套，档案工作被看成清闲、安逸，没什么技术要求的工作，档案馆成了安置老弱病残、编余人员、领导亲属的场所，成了“收容站”和“疗养院”，以至于档案队伍整体素质偏低，竞争意识不强，效益观念淡薄，管理水平低下，服务质量不高。
3、知识结构不合理，专业知识老化。
档案队伍构成参差不齐，既有档案学专业毕业的，也有各类图书情报专业毕业，还有不具备其专业知识背景的人员，也存在不少由其他专业改行但又有无专业知识的人员，另外各地都或多或少地存在一些不具备规定学历的由于种种客观原因到档案工作的人员。因此，既懂计算机又会外语的应用型人才缺乏，既精通专业知识又懂得其它专业的复合型人才更是寥若晨星，而档案学是一门具有多学科、多类型、多层次综合特点的学科，队伍的知识结构应该是多元化的动态知识系统，仅有一个专业、一个学科的知识是远远不够的。如此知识结构的队伍将很难担负起新世纪所赋予的多元化能力角色的重任，难以适应信息时代档案工作发展的需要。与此同时，随着科学技术的发展，知识增长速度大大加快。英国技术预测专家詹姆斯·马丁的测算结果表明：人类的知识在19世纪是每50年增加1倍，20世纪初是每10年增加1倍，70年代是每5年增加1倍，而近10年则为每3年增加1倍。在校学习档案学的人士的专业知识已无法完全适应现代计算机技术、网络技术、信息工程的迅猛发展。如果不学会使用最新科技成果，不学会现代化的操作方法和管理手段，不进行继续教育更新知识，就难以胜任信息时代的档案工作。
4、计算机网络技术水平较低，法制素养缺少。
档案信息化是指一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。但在现阶段档案信息在我国仅处在起始阶段，发展不平衡。尤其是经济欠发达地区尚未全部实现计算机管理，有的甚至仍然处于传统手工作业阶段，计算机基本操作尚未掌握，谈何熟练应用。虽然在一些现代化技术应用水平较高的地方配置了电脑和网络，也普遍感觉计算机专业人才匮乏。一是难以引进，二是引进了也难以留住，究其原因是档案工作的现阶段不具备与其他经济条件较好的行业或部门竞争的实力，造成了现有工作人员面对日新月异的现代信息技术的吸收应用、系统的二次开发、设备的升级维护等显得有些力不从心，也无法完成网络操作和信息开发、检索、维护等工作。此外，在档案信息化建设中还会涉及很多法制问题与相关知识，但懂知识产权保护、档案公布、档案信息服务质量与内容纠纷等方面的法律法规的人才更是风毛麟角，少之又少了，法制素质培养不到位，法制人才队伍建设缺失，“重形式、轻实效”，执法水平不高，这些问题都制约了我国档案事业健康发展。
5、弄外语的人才短缺，国际合作交流停滞。
在信息化、数字化、网络化和知识经济全球化时代，使得信息的交流打破了国界地域的限制。而网络中流动的信息英文占有相当大的比例，中文信息仅占千分之几。要想在网络中畅游，有效地利用现代信息技术查找、管理和利用现有信息知识、分析、综合加工成用户所需要的档案信息需要具备非常高的外语水平，尤其是英语水平。而我国馆员队伍中符合这一要求的人才比例甚小，能够精通具有某一学科知识背景的科技外语阅读、翻译，并能开展外文科技信息资源深层次开发利用的人才更为稀缺，不能满足引入国外先进的管理技术和设备的需要，不便于全面迅速选择和获取国外有用的信息资源，更无法满足对外交流和合作的需要，使得国际交流与合作处于停滞不进的地步。
二、队伍的素质的基本要求
在信息技术高速发展的今天，档案管理与服务的特征是朝向数字化、网络化、智能化，并通过人的知识、技能、经验和熟练程度等来体现，表现为人的能力和水平。那么，信息时代档案管理的队伍建设应具备哪些素质呢？
1、良好的思想素质和高尚的职业情操。
市场经济既是法律经济，也是道德经济。人们的思想价值观念、道德规范等随时左右着其思维方式和行为方式。所以档案工作的健康发展单靠规章制度或顺应市场机制的管理方式已经远远不够了，必须用道德力量和精神力量来支撑。在档案管理中，队伍思想素质的高低、职业道德的修养，直接影响着档案馆信息资源的开发利用。队伍的思想道德素质和职业道德水平的提高，是档案馆事业发展的内在需要，是档案工作自身道德建设的体现。这就要求档案队伍在价值观念上要有强烈的责任感、使命感和执著的事业心；在道德品格上具有以用户为核心的道德情操；在精神状态上具有勇于开拓和积极进取的精神风貌。在具体工作中要识大体、顾大局，牢固树立用户至上和服务第一、服从和服务于事业需要的思想，爱岗敬业，无私奉献，勇于在平凡的工作岗位上做出不平凡的成绩。通过平时繁杂琐碎的工作，与用户建立和谐互动、双赢的关系。
2、扎实专业知识，全面的知识结构。
档案信息化将使档案机构所管理的信息资源的形式特征、服务模式及各种相关工作内容都发生很大的变化，并迫使档案人员的社会角色也发生不以自身意志为转移的变化，档案工作者将不再是以保管好档案为主要职能、类似二传手的简单的信息服务人员，而是能主动了解用户的档案信息需求，利用现代信息技术，查找、管理、利用现有的信息与知识，分析、综合、加工成用户所需知识的内容，最后利用信息技术发布或帮助用户查找到他们所需知识的信息管理员。因此，时代的发展、科技的进步要求我们的队伍知识结构必须迅速改变，人才知识结构应该由“单一”专业知识向综合性复合型方向转变，最基本应达到“三元”知识结构：一是专业基础知识。档案学、情报学、目录学、管理学、心理学、行为学、法学、哲学等知识，这是做好档案工作的最基础知识；二是必备知识。一门专业知识和较广阔的知识视野，这是把工作引向深入的必备知识。三是一门外语知识。这是开展深层次、高层次文献加工、开发和利用、吸引国外先进科学技术和管理手段的必不可少的条件。
3、较强的信息处理能力。
较强的信息处理能力，其构成包括四个方面。一是知识信息的处理力。档案要根据社会需要对浩如烟海的知识文献信息进行重组工作。进行准确的分类、编目、加工、编制出各种专题的二次文献、三次文献、创造出新的知识体系、便于社会利用，便于高校师生在教学、科研、学习中用最短的时间、迅速地获得最好、最新、最全的文献信息资料，产生更大约社会效益和经济效益。二是文献信息资料的管理、开发能力。文献信息资料的管理、开发能力主要体现在档案一线用户服务岗位。档案员要变被动服务为主动服务，真正成为用户的阅读顾问和信息顾问，成为读者的向导，既能开发馆藏资料，把已有的资料快速、准确、连续地送到用户手中，还能不断地通过各种网络、渠道开发出尽可能多而新的住处信息资料。三是科研能力。信息时代是交叉学科、边缘学科、渗透学科的高速发展时期，是知识的大量涌现和堆积时代。面对这种情况，档案员要科学地、准确地将馆藏资料进行搜集、加工、处理，势必要遇到业务操作、档案资料的管理和开发以及档案管理方面的问题，要解决诸多问题就必须用现代的知识和现代的观念去进行科学研究，以现代的思想和观念指导实际工作，以科研成果解决实际问题，提高工作水平。四是现代化手段的实际运用和操作能力。信息时代档案馆技术将是传统技术与新的信息技术相结合，以新的科学技术为主导，向以微电子技术为基础的计算机技术和通信技术等新的高技术群发展，计算机和互联网是当今世界获取各种知识和信息处理的最强的有效手段，因此要求档案队伍要掌握现代化手段的实际应用和操作能力。能熟练使用电脑，并从网上获取大量信息再进行重组加工，为用户捕捉新的信息，提供更大范围、更快捷的帮助。
4、终身学习能力。
当今世界，知识更新突飞猛进，前所未有，各种新的知识信息在飞速传递。面对瞬息万变的新经济时代，学习的重要性不言而喻，“一次性学习”的时代已告终结，学历教育已被终身教育所取代，人们将通过多种终身学习的方法来打造自己的生存空间。早在1965年，德国教育家保罗·郎格郎就提出了终身教育的概念。他认为，长期以来，社会总把人的一生机械地分为学习期和工作期，前半生的时间主要用来积累知识，后半生则一劳永逸地使用知识，这种认识是缺乏科学根据的。在他看来，应该使教育从纵向方面贯穿于人的一生，从横向方面连接个人和社会生活的各个侧面，随时都能以最好的方式提供必要的知识技能。因此，档案队伍建设要根据行业特点，视不同岗位、不同层次的人才，搭建终身学习的平台，不断学习、再学习、终身学习。假若我们的队伍在实际工作中缺乏对新知识的学习，那这支队伍将会掉队、落伍，是难以适应社会发展需要的。目前，对档案工作者整体队伍来说，重要的是能够适应信息时代的变化环境，有针对性地补充和更新自已的知识，通过自学达到学有所得、学以致用的目的。
三、队伍建设的对策与设想
改变这种人才素质偏低，专业人缺少，优秀人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志于献身档案工作的专业人才队伍，具体可采用以下五个方面的措施：
1、充分发挥高校培养人才主渠道作用。
普通高等教育和成人教育是培养高素质档案队伍建设的主要途径，各高等院校的档案专业要根据培养复合性人才需要出发，拓展教育面，合理设置课程，尤其加强档案管理新知识，新技术运用的教育，把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理，电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题放到一个重要的位置。各高等院校要根据最新的技术发展与档案管理现代化实践发展的需要，制定教学计划与教学大纲，组织编写最新、最实用的教材，公共课应大力提高外语教学水平，适当开设文献检索课，增强学生实际操作能力。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批即掌握档案学知识，又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才真正是解决档案管理人才短缺的措施。
2、加强档案人员的再培养和继续教育。
对现有档案人员的教育与培训，《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出的“加强档案业务人员培训工作”的规定，是解决档案信息化建设所需人才的主要措施，是提高现有档案人员信息化能力和技能的主要方法与手段。对档案队伍人才的培训，在培训内容和方式两方面都应与档案学基础理论和档案工作基本知识与技能的培训不同。在内容方面，要把与档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入其中，提高档案人员掌握和运用现代信息技术的技能。在方式方面，要把档案部门自行培训和社会辅助培训结合起来，发挥各方面的优势，提高培训效果。档案部门自行培训的方法包括：建立人才培训中心，根据实际需求分期分批地进行轮训；有条件的单位可以设立研究机构，培养高级信息人才。借助社会协助培养包括：利用高校优势，加大函授力度，与国内外教育或信息、技术机构合作建立人才培训中心，选拔有培养前途的档案业务人员到高校深造。不管采取何种培训方式，首要的一点是要科学的规划和必要的投入，有了规划，人才培训机制才能得以建立，培训工作才能坚持始终。投入，则是培训工作的资金保证。没有投入，有再好的规划，培训工作也难以落实到实处。
3、通过多种途径向社会包括高校广泛吸纳，引进所需人才。
在档案工作人才队伍建设上，要开拓思路，用新的机制引进人才，满足档案人才的需求，档案信息化时代所需要的人才结构，已不再是仅仅知晓档案学理论与档案业务能力的专门人才，而是需要在管理、信息技术、信息管理等专业方面具有综合能力的人才。从现有档案业务人员中造就各类专业与综合性人才，所需时间较长，难以满足急时之需，引进人才势在必行。由于档案职业具有本身的特点，要想吸引与留住人才，就得制定相应的人才吸引政策，以“事业留人”、“感情留人”，用“适当的待遇留人”。要根据档案信息化建设规划，做出人力资源规划，并根据所制定的要求与原则，确定最合适的人选，避免盲目引进。
4、短期聘用或借用急需人才。
档案工作各个阶段所需的人才结构是不相同的。 一些在建设阶段所需的高级技术人才，一旦在建设结束进入正常的档案信息上网服务阶段后，就不再需要了。其次，从档案部门的实际情况来看，它也不可能养一批人才成本很高的信息技术专门人才。因此，在档案队伍建设中涉及到的一些高级技术人才和纯技术性工作的人才，如局域网设计、布线人才和编程人员，可以用外包或合作的办法加以解决。国内外各专业信息化建设中都有这种情况。这种做法，既能使得档案部门能以较低的成本得到所需的技术力量，也能藉以人才使用的社会化分工使得专业人才的使用效率得到最大的发挥，同时也可避免档案信息化建设人才资源成本过高，档案部门最终难以留住高级技术人才的问题发生。档案队伍建设所需要的法律专业人才，也应采取聘用的方式解决。由管理人才、档案业务人员、信息技术人才、法律人才组成的结构合理的队伍，没有这样一支结构合理的队伍，就不可能搞好档案信息化建设。要从档案工作的实际需要出发，采取加强对现有档案业务人员的培训，引进和聘任信息技术人才和法律人才等方式，尽快建立一支适应信息时代需要的人才队伍。各级档案部门必须给予人才队伍建设的资金支持，加强对队伍建设的管理，只有领导重视，政策到位，方法适当，队伍建设所需要的人才才能得到改善。
5、建立、健全人才竞争机制。
建设高素质档案队伍，必须建立、健全人才竞争机制。人才竞争机制就是要彻底摒弃传统的人才运行机制，如职务晋升和职称评定习惯于论资排辈的做法。建立新的人才运行机制，公平竞争，优胜劣汰，能者上、庸者下，合理配置劳动组合，激发工作人员的工作热情，调动工作人员的积极性、主动性和创造性，保证高素质档案队伍建设的稳步发展。(《湖北大学成人教育学院学报》 2010年第28卷第2期)