孙月娟 杨建萍 陈东娟
随着档案信息的数字化管理，提高了档案利用率，降低了劳动强度，也提高了数据的查准率和查全率。
档案信息录人工作，是档案室数字化建设的基础，但在日常工作中，档案信息录人工作的重要性常常被人忽视，主要表现为档案信息输入人员大多是临时借用的，没经任何岗位培训直接上岗操作，缺乏应有的档案业务知识，再加上没有严格的考核标准，只注重速度，质量得不到保证，给日后的业务工作留下了隐患。
在日常的档案接待利用工作中，常常会因为一条信息不准确或遗漏，给工作带来被动。如有一次来自长垣检察院的利用者因群众怀疑一村支书贪污购地款，需要查看购地文约，我按常规首先在电脑技术档案总库中进行搜索，结果没有查到该同志的需要的购地文约，我非常担心…….。又从纸质目录查找，结果从中查到了需要的那份购地文约，不用说，肯定是在输入电脑时漏掉了。尽管利用者没说什么，尽管不是我录入的，可作为一个多年来的档案工作者我很尴尬。笔者认为档案信息录人时产生失误，又没有做好校对检查工作是主要原因。由此可见，如果档案信息录入有误差，就会给工作带来很大的影响，应当引起足够的重视。
如平时常常发现文书档案的括号输入不准确，如将〔〕括号，录成［ ］ 或（），在输入时图省事均输入为［］括号，结果在以文号为主检索时就出现了检索不准确的现象。也有一些档案信息录入人员不认真检查和复核所录入的档案信息，特别是对其中内容有疑问或者发现有明显错误时也不向有关部门或领导报告；还有一些录入人员为了加快速度而乱简化、乱省略，也给日后利用工作埋下隐患。
在呼唤档案室数字化建设规范的同时，首先必须加强档案信息录入工作的管理，减少由于图省事和漏输、误输造成的危害。可以从以下几方面入手：一是选用高素质的录入人员，增强其责任感。二是编制档案信息录入操作规范，由档案管理部门对上岗人员进行培训。使系统内档案信息达到标准化。三是档案管理部门定期对录入信息进行安全性、准确性的检查，对错误、遗漏或重复的信息及时进行必要的处理，防患于未然。
总之，要关心档案信息录入工作，把好信息源头这一关，进一步提高档案工作效率和信息化管理水平。（作者单位：长垣河务局）