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意大利位于欧洲南部，在古代是罗马帝国的核心部分，15—16世纪是欧洲文艺复兴的发源地。在意大利统一前各王国都有自己独立的档案馆，1870年意大利完成统一后，即按照集中化的思想改革档案工作，颁布了档案工作法令和档案馆建设原则的法令，确定了档案管理体系和管理方法，为档案的鉴定和征集、馆库建设、开放利用等环节提供了法律依据，确定了政府对档案工作实行集中和规范管理的地位。意大利现在的档案机构体系分为：各级国家档案馆、公共和商业档案机构和私人档案馆。意大利的档案工作由意大利国家档案总局负责掌管，隶属于文化和环境遗产部。档案总局下设各职能机构，其中业务指导司负责指导文件鉴定和整理工作，组织对档案业务的调查研究等；档案监督司负责对机关档案馆和公共档案馆中具有重要历史意义的私人档案实行监督。
各级国家档案馆主要负责收集中央机关和地方机关形成的文件材料。各档案馆与应当向档案馆移交文件材料的国家机关保持着经常联系，在各机关中建立了由三人（机关二人，档案馆一人）组成的任期三年的监督委员会。该委员会对文件的保管实行监督，负责编制目录等各种检索工具，监督向档案馆移交文件材料制度的执行。该委员会同时负有档案鉴定的职责。不经相应的地区档案监督机关的批准，各公共机构无权对它们所保存的文件材料进行销毁。公共机构必须建立专门的档案部门，来保管超过40年的、经过鉴定的文件材料，并为这些材料编制完备的目录。目录编制五份，一份保存于机关办公室，另一份保存于档案部门，供档案工作者和研究者参考，其余的寄往公共档案馆、档案监督机关和相应的地方国家档案馆。
意大利有许多档案馆都设在古老的宫殿式建筑里，其精湛的设计、雄浑的外观，常会吸引人们驻足观赏。室内的壁画和雕塑，色彩瑰丽夺目，人物栩栩如生，可谓美不胜收，走进档案馆，人们仿佛步入文化和艺术殿堂，档案利用者在潜移默化中接受着文化和艺术的熏陶。如罗马国家档案馆、锡耶纳国家档案馆、波辰市档案馆等，这些建筑物建于12至15世纪，后作为古代建筑艺术和古迹保存下来。意大利的建筑工程师在确保古建筑的艺术价值的前提下，把它们改建为档案馆。如成立于1870年罗马国家档案馆，就设在一处17世纪修建的宫殿式教堂，这里曾为罗马大学所在地，1939年罗马大学迁出后，改造后为罗马国家档案馆。该馆馆藏档案排架总长度为55千米，保存着15世纪至1871年教皇机关政治、行政、宗教文件，罗马市政府机关档案，慈善机构、医院、家族档案以及罗马市区建筑设计图等，其中有古老珍贵的羊皮档案23345件，最早的档案为公元883年。由于公共档案开放制度深入人心，多年来，意大利的档案馆始终保有众多的利用者，如罗马国家档案馆目前的年均接待利用者超过15000人次。
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