档案鉴定作为决定档案存毁命运的重要手段，在国外普遍受到高度重视。当前，档案鉴定理论的内容不断丰富和发展，档案鉴定的实践方法也在不断进步和完善。笔者曾经撰文论述国外档案鉴定理论的发展历史及规律。在此拟根据一些代表性国家档案鉴定的实践方法，系统总结国外档案鉴定在组织、程序、依据、标准制度和方法等方面的共同特点，以供参考。
一、 档案鉴定的组织——严密
国外档案鉴定的组织十分严密，大多设有专门的鉴定领导机构或指导机构，并且制定有鉴定的指导性法规和章程，为鉴定的实施提供有效的行政和法律保证。比较典型的国家有美国和俄罗斯。
美国国家档案与文件署是联邦档案系统的指挥中心，也是文件和档案鉴定的领导机构，负责组织和指导整个联邦系统文件和档案鉴定的实施。国家档案与文件署依据《联邦文件管理法》和《联邦档案法》，制定了鉴定的一系列指导性法规和章程，如有《联邦文件处置手册》、《永久性文件鉴定指南》等。此外，……
二、 档案鉴定的程序——严格
国外档案鉴定的程序十分严格，大多表现出分阶段进行的共同特点。国外根据文件的运动阶段，在文件进入档案馆之前就要求完成鉴定工作。在具体的鉴定程序中，一般注重严守两个把关性环节。比较典型的国家主要是美国、英国和俄罗斯。
美国的档案鉴定工作一般分为两个阶段——初级鉴定和终极鉴定，每个阶段都有着严格的程序。初级鉴定由文件形成机关和文件中心组织开展，文件形成机关在文件现行效用结束后就对其进行价值鉴定。首先，对全部文件制作《文件调查统计表》，以国家档案与文件署制定的《永久性文件鉴定指南》为根据，进行价值鉴定，挑选出符合《指南》要求的永久性文件，填写《向国家档案馆移交文件申请表》，并将《申请表》和相应的《文件调查统计表》一并报送国家档案与文件署审批。其次，根据国家档案与文件署制定的《联邦文件处置手册》和《通用文件保管期限表》，对非永久性文件进行价值鉴定，确定需暂时保存的文件及其保管期限，提出对无保存价值文件的销毁意见，填写《文件处置申请表》，将《申请表》和相应的《文件调查统计表》报送国家档案与文件署审批。第三，……
英国的档案鉴定程序与美国类似，也分初审和复审两个阶段。初审是在文件失去现行效用5年后，由形成机关的文件管理人员进行鉴定。初审阶段主要鉴定文件的行政价值，有留存价值的就送到海斯文件中心。复审是在文件失去现行效用25 年后，由文件中心的工作人员会同形成机关的文件管理人员鉴定。复审阶段主要是评价文件的研究价值，目标是挑选出需要由国家档案馆永久保存的文件，无保存价值的文件就进行销毁。
俄罗斯的档案鉴定程序分为三个阶段进行。第一阶段在文件形成过程中由机关文书处理部门进行初步评价，划定文件的保管期限。这些保管期限均被标注在文件一览表和案卷目录中。第二阶段是由机关档案室的鉴定人员按照文件保管期限，挑出已满临时保存期限的案卷予以销毁，挑选出需要移交国家档案保存的文件。这一阶段的鉴定要求从审核机关主要部门的文件开始，而在每个部门范围内，则从审核综合性和领导性文件开始。第三阶段是馆藏流动的档案馆将具有永久保存价值的文件移交给馆藏固定的档案馆永久保存。
三、 档案鉴定的依据——操作性强
国外档案鉴定的依据主要是文件保管期限表或文件处置表，是指标明文件保管期限的综合性表册，内容可能包含文件在现行机关的保管期限、在文件中心的保存期限以及文件处置的具体规定。国外的文件保管期限表或处置表尽管形式不尽相同，却具有明显的共性特征——规定清晰明确，操作性强。比较典型的是美国和英国。
美国联邦档案系统采用的文件保管期限表主要有两种类型，一种是通用文件保管期限表，另一种是机关专用文件保管期限表。……
四、 档案鉴定的标准——全面
国外档案鉴定的标准大多规定得较为全面。欧美档案学者指出，档案鉴定的标准一般包括三个方面：一是独一性，二是可用性，三是重要性。独一性主要是指文件是否独一无二；可用性主要是指文件的内容能够为利用者读取；重要性则包含了文件的形成时间、来源、内容、形式等因素。还有一些学者主张把费用也视为鉴定的重要标准之一。在具体的档案鉴定实践中，鉴定标准更为全面、复杂，比较典型的是美国和俄罗斯。
美国的档案鉴定标准非常全面，国家档案与文件署通常按照以下标准来鉴定文件是否具有档案价值，从而需要永久保存。这些标准都不是孤立的，必须综合考虑。它们包括：第一，文件的时间跨度，是指文件整体所体现的时间长度。第二，文件的来源，指的是文件形成机关的职能和活动以及文件形成的业务背景。第三，文件的独特性。第四，文件的可用性，指的是文件能否切实利用，技术因素对文件的可用性有无影响，文件的物理状态对文件的可用性有无影响，等等。第五，文件内容的重要性。第六，文件内容的完整性。第七，文件内容的关联性。第八，文件的保存费用。第九，文件的数量。
俄罗斯的档案鉴定标准沿用了前苏联的规定。俄罗斯将鉴定标准区分为基本标准和辅助标准。基本标准包括文件内容的重要性、文件来源的重要性、文件情报的重复性以及文件的形成时间和地点。……
五、 档案鉴定的制度——明确
国外档案鉴定的制度十分明确，尽管特点不尽一致，但目的都是确保鉴定的有效实行。比如俄罗斯采用的是统一管理制，其特点是在国家档案局设立中央评审委员会，充当全国档案鉴定工作的领导中心。在各个政府机关和各个基层国家档案馆内设有鉴定委员会负责文件的初审，在各个档案事业管理机关和各个高层国家档案馆内设有评审委员会负责文件的复审，这样就在全国范围内组成了完整的档案鉴定机构网，分工较为明确。又如……
此外，国外档案鉴定制度的共同特点之一还表现为各国的销毁制度十分明确而严格。由德国档案学者迈斯奈尔提出的“年龄鉴定论”而衍生出的禁毁年限在大多数国家已有明确规定。如英国规定为1660年，法国规定为1830年，意大利规定为1870年，美国规定为1861年，等等。上述禁毁年限的明确规定，有利于这些国家妥善保管和保护古老档案。
国外档案销毁制度十分严格，大多规定最高档案当局或其负责人掌握销毁的审批权。一些国家规定最高档案当局负责审批档案的销毁，比如美国是由国家档案与文件署审批；印度规定不经国家档案馆的同意，任何人无权销毁档案；俄罗斯则由国家档案局下的中央评审委员会充当档案销毁终审权的最高机构。还有很多国家规定最高档案负责人掌握档案销毁的终审权，比如英国由国家档案局长负责审批档案的销毁；马来西亚规定未经国家档案馆馆长批准，任何机构和人员都无权销毁档案；阿尔及利亚规定国家档案局局长拥有档案销毁的终审权；喀麦隆规定未经文件所属部门负责人和国家档案与图书管理局局长的双重批准，任何人无权销毁档案。然而，意大利、坦桑尼亚等国家则把档案销毁的终审权交由全国档案事业的上级主管机关负责人。意大利规定需要销毁的文件清单经国家档案总局局长审批后再提交给文化遗产和环境保护部部长，部长同意后才能正式销毁；坦桑尼亚档案法则规定档案销毁的终审权由主管档案工作的国家文化青年部部长掌握。
各国销毁档案的方式大体相同。无密级的文件一般出售给造纸厂回收用作造纸原料；有密级的文件则区分密级分别加以焚烧、粉碎或化浆。近年来由于环保观念的盛行，大多数国家放弃了焚烧的销毁方式，采用了技术含量更高的销毁方式。国外档案销毁也实施了监销制度，特别是交由商业化的销毁公司进行销毁时，监销制度更为严格。
六、 档案鉴定的方法——双重支点
国外档案鉴定的方法正在经历变革，由传统的一元支点向双重支点转变。所谓一元支点，指的是内容鉴定，国外对传统档案的鉴定大多采取依据内容判定档案价值的方法。当前大量产生的电子文件由于具有不同于传统档案的新特点，其鉴定方法发生变化，出现了双重支点——内容鉴定与技术鉴定并重。这种做法在电子文件鉴定实践起步较早的美国、加拿大、澳大利亚、英国、荷兰等国家达成了共识。
电子文件的构成要素包括内容、背景与结构三个方面，对技术和系统有着明显的依赖性。电子文件的新特点提升了技术鉴定的必要性，国外不少学者认为，电子文件技术鉴定的重要性有时甚至超过内容鉴定。电子文件的内容鉴定主要解答“哪些文件需要保存”的问题，而技术鉴定主要解答“这些文件应当保存多长时间”的问题。科学、全面地判断电子文件的保存价值，既需要判断电子文件信息内容的有用性，也需要判断电子文件有用性是否具有实现的可能。……
主要参考文献：
1. 傅荣校著.档案鉴定理论与实践透视——基于效益和效率思路的研究.中国档案出版社2007年.
2. 冯惠玲主编.电子文件管理教程.中国人民大学出版社2001年.
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院